आजभन्दा झण्डै ३ हजार वर्षअघि ग्रीसमा सुकरात र अरस्तुजस्ता दार्शनिकहरूले महत्वपूर्ण विषयमा आफ्नो धारणा बनाउन मानिसहरू भेला गराएर छलफल गर्ने गर्थे। 'अगोरा' नामले चिनिने यस्तो छलफलको अर्थ 'भेला हुने ठाउँ' भन्ने हुन्छ।
अगोरामा राजनीति तथा दर्शनका बारेमा कुनै अन्योल छ भने त्यसको समाधान र निष्कर्ष पनि त्यही छलफलबाट निकालिन्थ्यो। प्रजातान्त्रिक पद्धति र भोट हाल्ने चलनको अभ्याससमेत यही समयबाट सुरु भएको मानिन्छ।
आजभन्दा २५ सय वर्षअघि गौतम बुद्धले पनि संघको अभ्यास सुरु गरेका थिए। जसको उद्देश्य विवादित सवालहरू सरोकारवालाको भावना बमोजिम समाधान गर्नुपर्छ भन्ने थियो। बुद्धले आफ्नो शेषपछि बुद्ध दर्शनको व्याख्यामा कुनै विवाद भएमा भेला अर्थात् संघ बोलाएर निर्क्योल गर्न भनेका थिए। त्यसैले, अहिले पनि 'संघम् शरणम गच्छामी' भन्ने भनाइ बुद्ध धर्ममा प्रचलित छ। आजभोलिका मिटिङसँग मिल्ने यस किसिमका सामूहिक भेलाहरू पहिलेदेखि नै प्रचनमा थिए भन्ने कुरा यी दृष्टान्तबाट थाहा हुन्छ।
इतिहास हेर्दा मिटिङको प्रचलन मानव सभ्यता सुरु भएदेखि नै भएको देखिन्छ। यद्यपि, यसका रूप र प्रकृतिहरू अहिलेभन्दा भिन्न थिए, जुन स्वाभाविक पनि हो।
नेपालकै कुरा गर्दा पनि एक जमाना थियो, जतिबेला एउटा जरुरी छलफलका लागि बैठक वा सभा आयोजना गरिन्थ्यो। गाउँभरिका मानिसहरू भेला भएर गरिने त्यस्ता छलफल उपयोगी हुन्थे र त्यसबाट एउटा ठोस निष्कर्ष समेत निकालिन्थ्यो। छलफल आयोजना गर्ने व्यक्ति समारोहको मात्र होइन, गाउँ, टोल या राष्ट्रकै अलि गन्यमान्य व्यक्ति हुन्थ्यो। छलफलबाट पारित भएको हरेक निर्णय व्यवहारमा समेत उतारिन्थ्यो।
थकाली समुदायमा ढिकुर प्रथा, थारु समुदायको बडघर प्रथा अझै प्रचलित छ, जसको बैठकमार्फत गरिएका निणर्यहरू अनिवार्य कार्यान्वयन हुन्छन्। बैठक विशिष्ट मुद्दाको छलफलमा केन्द्रित हुन्छ। गाउँपालिकामा भोट हालेर चुनिएका जनप्रतिनिधिको भन्दा बडघर र ढिकुरको निर्णय बढी विश्वासिलो र अनिवार्यताको रूपमा त्यहाँका समुदायले लिन्छन्। गाउँघरमा हुने किसान समूहदेखि कुलो उपभोक्ता समितिका पनि बैठकहरू हुन्छन्। ती बैठक उद्देश्यपरक, एजेण्डा केन्द्रित र परिणाममुखी हुन्छन्।
आधुनिक बैठक
हुन त सहर होस् वा गाउँ सबै बैठकहरू अरस्तुदेखि बुद्धले सुरु गरेका र हाम्रो परम्परागत अभ्यासकै विकसित एवम् परिमार्जित रूप नै हुन्। तर 'मिटिङ भनेर चिनिने बैठक सहरमा भने अलि फरक पाइन्छन्। जति ठूलो संस्था, त्यति धेरै मिटिङ हुन्छन्। मिटिङमा के कुरा हुन्छ? मिटिङ भइसकेपछिको नतिजा के हुन्छ? प्रतिफल के हुन्छ? मिटिङ कति उद्देश्यमूलक हुन्छ भन्ने प्रश्नको उत्तर खोज्दा त्यति सजिलै भेट्टाउन नसकिएको जस्तो धेरैलाई लाग्छ।
संस्थाहरूले मिटिङमा ठूलो लगानी पनि गरेका हुन्छन्। आउने-जाने खर्च, खाना, भत्ता, हलको शुल्क, लजिस्टिकलगायत धेरै खर्च गरेर मिटिङ गरिएको हुन्छ। तर नतिजा खोजेजस्तो नआउँदा यसको उपादेयतालाई कसरी पुष्टि गर्ने भन्ने बारेमा आयोजकलाई कहिलेकाहीँ हम्मे-हम्मे परेको हुन्छ।
मिटिङ निश्चित उद्देश्य प्राप्तिका लागि प्रतिफलको अपेक्षासहित आयोजना गरिन्छ। तर अधिकांश मिटिङहरू त्यो भावनाअनुसार हुन नसकेको धेरैको स्वीकारोक्ति रहेको हुन्छ। प्रायः मिटिङमा भाग लिइरहने कर्पोरेट क्षेत्रका एकजना व्यक्तिको भनाइ यहाँ स्मरणीय छ- उद्देश्य, एजेण्डा, आवश्यकताको स्पष्टताबिना गरिएका मिटिङहरू संख्यामा जतिसुकै मौलाउँदै गरेको पनि वनमारा जसरी फैलिनुको कुनै अर्थ छैन। त्यसैले मिटिङलाई सार्थक बनाउन अयोजकले सोच-विचार र राम्रो तयारी गर्नुपर्छ।
मिटिङको सार्थकता
पछिल्लो समयमा भेटघाट, छलफल, सामुहिक कुराकानी सबैलाई एउटै शब्दमा व्यक्त गर्न थालिएको छ। त्यो शब्द हो, मिटिङ। मिटिङ आवश्यकता पनि हो तर यसको मात्रा बढ्दै जाँदा कतिपयले मिटिङलाई बहानाबाजीको साधन त कसैले काम छल्ने तरिकाको रूपमा पनि चित्रण गर्ने गरेका छन्। यस किसिमका विचारले मिटिङप्रतिको विश्वसनीयतामा प्रश्न उठाएको देखिन्छ।
कुनै निजी कम्पनीको कुरा गरौं- प्रायः कम्पनीहरूमा कम्तीमा साधारणसभा, सञ्चालक समिति वा बोर्ड बैठक, विज्ञ तथा प्रमुखहरूको बैठक, शाखा व्यवस्थापकहरूको बैठक, विविध समूहगत बैठक र तल्लो तहका कर्मचारीसँगको बैठक भइरहन्छ। बैठकका माध्यामबाट कर्मचारी र व्यवस्थापकबीचको दूरी कम गर्न मद्दत पुर्याउँछ। मिटिङ छलफल, निष्कर्ष र नतिजाका लागि महत्वपूर्ण पक्ष हो। तर यसलाई सही तरिका र उद्देश्यअनुरूपको बनाउन सकिएन भने यसबाट संस्थाको लगानी खेर गइरहेको हुन्छ।
अमेरिकाको हार्भर्ड विजनेस रिभ्युले सन् २०१४ मा गरेको एक अध्ययनअनुसार ठूला कम्पनीमा हुने सामूहिक कार्यको १५ प्रतिशत समय बैठकमै बित्छ। सोही अध्ययनअनुसार अमेरिकाका ठूला कम्पनीहरूले बैठकका लागि मात्र वार्षिक ३ लाख घन्टा समय व्यतित् गर्छन्। त्यसैगरी, संस्थाका युनिट प्रमुखले उच्च बैठकको तयारीका लागि पनि सयौं घण्टा खर्च गर्छन् भने अन्य समूहगत बैठकमा पनि १ हजार ५ सय घन्टाको समय खर्च हुन्छ।
यो अध्ययनले अन्य रोचक तथ्यहरू पनि अघि सारेको छ। ठूला संस्थाका प्रबन्धकले आफ्नो ६० प्रतिशत समय मिटिङकै लागि खर्च गर्छन्। तर झण्डै ५० प्रतिशत मिटिङहरूले अपेक्षित परिणाम दिन सकेका हुँदैनन्। बैठकमा सहभागी मध्ये झण्डै ७० प्रतिशत अन्य काममा व्यस्त हुन्छन्। १० प्रतिशतको काम भने हलमै निदाउने हुन्छ भने बाँकी २० प्रतिशतले मात्र छलफलमा ध्यान दिने गर्छन्। तर उनीहरूमध्ये अधिकांश आयोजक नै हुन सक्छन्।
यस्तै, मिटिङमा सहभागीमध्ये प्रत्येक १० जनामा २ जना भने आफ्ना साथी वा चिनेजानेका व्यक्तिसँग गफ गर्नमै व्यस्त हुन्छन्। त्यसैगरी, मिटिङको २५ प्रतिशत समय सन्दर्भ बाहिरका कुराकानी र छलफलमै बित्ने गरेको छ।
नेपाल सन्दर्भमा के हुन्छ?
कुनै औपचारिक अध्ययन नभएकोले यो मिटिङमा बस्नेहरूले जान्ने कुरा हो। तर मिटिङलाई प्रभावकारी बनाउन नयाँ तरिकाले सोच्न र सुधार गर्न आवश्यक छ भन्ने कुरा सर्वस्वीकार्य नै मान्नुपर्छ। हाम्रो देशको सन्दर्भमा कुनै एक बैंकसँग यो तथ्यलाई जोडेर हेरौं- १५ सय कर्मचारी भएको बैंकका लागि दैनिक ८ घन्टा कार्य समय मान्दा १२ हजार घन्टा बराबरको कार्य समय हुन्छ। यसको १५ प्रतिशत समय भनेको १ हजार ८ सय घन्टा हो।
अर्थात्, १५ सय कर्मचारीले बैठकमा खर्च गरेको समय हिसाब गर्दा बैंकको दैनिक १८ सय घन्टा समय खर्च भइरहेको हुन्छ। यसको उपलब्धि के भयो? कसरी मापन गरिन्छ? यो संस्था भित्रको कुरा हो। तर तथ्यले भन्छ- कि यति ठूलो स्रोत खर्च हुने बैठकको प्रभावकारिताको मापन जरुरी छ। यसलाई संस्थाले लगानी, खर्च र आम्दानीसँग जोड्न अनिवार्य छ।
विश्वमा बैठकलाई महत्वपूर्ण स्रोतको रूपमा लिइन्छ। त्यसैले कसरी यसलाई नतिजामुखी बनाउने भन्ने बारेका अध्ययनहरू पनि भएका छन्। नेपालमा भने यसबारे खासै अध्ययन भएको पाइँदैन। हार्भर्ड विजनेस रिभ्युले सन् २०२२ मा प्रशाशित गरेको 'हार्बड गाइड टु मेकिङ एभ्री मिटिङ म्याटर' नामको पुस्तकमा भनिएको छ- 'हरेक मानिसको क्यालेण्डर भरिएको छ, उसका लागि प्रत्येक मिनेट महत्वपूर्ण छ। यस्तो अवस्थामा बैठकलाई उपलब्धिपूर्ण बनाउन केही मापदण्ड तथा निर्देशिकाको जरुरत छ।'
उक्त पुस्तकले उल्लेख गरेअनुसार बैठककका अस्पष्ट एजेण्डा, प्रसंग बाहिरका कुराहरू हुने, तयारी बिनाका सहभागीहरू, अपेक्षित नतिजामा स्पष्टता नहुने कारणले बैठकहरू उपलब्धिपूर्ण भएका छैनन्।
एउटा कम्पनी वा संस्थाका लागि बैठकमा ठूलो लगानी भएकाले तयारीमा अलि धेरै मेहनत गर्ने, एजेण्डामा केन्द्रित रहेर विश्लेषण गर्ने, आमसहमतिका साथ तयारी गर्नेजस्ता काम गरेमा उल्लेखनीय नतिजा प्राप्त गर्न सकिनेछ। बैठकको उद्देश्य, यसको उपयुक्त सञ्चार, सहभागीहरूको उपयुक्त छनोट, पर्याप्त एजेण्डा तयार गर्ने, खुलेर बहस र छलफल गर्ने, विगतमा भएका सोही सन्दर्भसँग जोड्नेजस्ता कार्यहरू भएमा मात्र बैठक प्रभावकारी र नतिजामुखी बनाउन सकिने सोही पुस्तकमा उल्लेख छ।
मिटिङको नयाँ आयाम
सूचना प्रविधिको क्षेत्रमा विश्वभर भएको विकासले पुराना मिटिङका शैलीहरूमा केही परिर्वतन आयो। त्यो हो, भिडिओ कन्फेरेन्स। सूचना प्रविधिको प्रयोगबाट केही मात्रामा अन्तरदेशीय मिटिङ पनि भए। तर देशभित्रै भने भौतिक उपस्थितिका मिटिङमात्र अभ्यासमा थिए/छन्। कोभिड महामारीपछि भने मिटिङको तवरतरिकामा व्यापक परिवर्तन भयो। सरकारले समेत मन्त्रीस्तरीय निर्णयदेखि भर्चुअल माध्यमबाट भएका साधारणसभासम्मका बैठकलाई मान्यता दिएपछि धेरै पब्लिक लिमिटेड कम्पनीले समेत यही माध्यमबाट साधारणसभा सम्पन्न गरे।
त्यति मात्र होइन कतिपय प्रदेशसभाले समेत भर्चुअल माध्यमबाट प्रदेशसभाको बैठक चलाए। कोभिडको समयमा प्रायः सबै मिटिङहरू भर्चुअल माध्यमबाट भए। यी मिटिङहरू परम्परागत भौतिक मिटिङभन्दा अलि भिन्न अभ्यासका रूपमा देखिए। खासगरी, भर्चुअल मिटिङहरू छोटो अवधिका, एजेण्डमा स्पष्टता, समयमै सुरु हुने, कम खर्चिला, प्रतिबद्धता जनाएकाहरूको उच्च सहभागिता, वक्ताहरू पनि थोरै र विषय केन्द्रित हुने विशेषताहरू देखिए। वास्तवमा मिटिङहरूमा यस्ता पक्षको अपेक्षा गरिन्छ।
कोभिडपछि आएको परिवर्तनका कारण पछिल्लो समय सानो कुरामा छलफल गर्नुपर्यो भने सामाजिक सञ्जाल म्यासेन्जर लगायतबाट ग्रुप मिटिङ गर्ने अभ्यासहरूको समेत सुरुआत भएको छ। यसलाई सकारात्मक सुरुआतका रूपमा लिन सकिन्छ।
कोभिडपछि मिटिङको एउटा राम्रो अभ्यास सुरु भएको छ। बैठकका पुराना सिलसिलाको एउटा प्याराडाइम सिफ्टका रूपमा पनि लिन सकिन्छ, भर्चुअल मिटिङलाई। जतिबेला, साधारणसभा र अन्तर्राष्ट्रिय समारोहदेखि विवाहसमेत भर्चुअल भएका थिए। यसमा समय र खर्चको बचत हुने भयो भने निश्चित समयमा उपयोगी तरिकाले बोल्ने अभ्यासको सुरुआतसमेत भयो। रेकर्ड हुने भएकाले कुनै बहानाबाजी समेत गर्न नपाइने भयो।
भौतिक उपस्थितिमा कार्यक्रम हुँदा प्रमुख अथिति नआएसम्म कुरेर बस्नुपर्ने बाध्यता हुन्थ्यो। तर भर्चुअल मिटिङ छिटो, छरितो र प्रभावकारी भएको समेत अनुभवीहरूले बताउने गरेका छन्। यसमा सहभागीहरूले एउटै कुरामा ध्यान दिने भएकाले अझै प्रभावकारी कुराकानी समेत हुन थाले। तर काम भने भौतिक उपस्थितिमा जति हुन्छ, त्यति नै भयो। कोभिड अलि साम्य हुँदै गएपछि मिटिङको स्वरूप भर्चुअलबाट पुनः भौतिक उपस्थितिमा नै हुन थालेका छन्। मिटिङले पुरानै लय समात्ने हो कि भन्ने चिन्ता बढेको छ।
अतः अबको समाजले परिवर्तनको नयाँ उभारलाई आत्मसात गर्नुपर्छ, प्रविधिको भरपूर उपयोग गर्दै पुराना थोत्रिएका अभ्यासहरूलाई त्यहीँ बिसाएर नयाँ यात्रामा लम्किनु अपरिहार्य छ। पुरानो नटेकी नयाँ निर्माण हुन सम्भव हुँदैन, यसैले पुराना भौतिक उपस्थितिका बैठकका राम्रा पक्षलाई भर्चुअलमा समेत रूपान्तरण गर्दै लैजानु विनिर्माण हो। जसले समाजका हरेक प्राणीलाई नयाँ काम गर्न, नयाँ कुरा सिक्न, नयाँ प्रविधि अवलम्बन गर्दै समयको गतिलाई पक्डिन प्रेरित गरिरहेको हुन्छ।
